PERSÓNUVERNDARYFIRLÝSING VINNUHEILSU

​

Gildir frá 26. ágúst 2026

​

1. ÁBYRGÐARAÐILI OG SAMBANDSUPPLÝSINGAR

Vinnuheilsa ehf., kt. 550507-0210, er ábyrgðaraðili þeirrar vinnslu persónuupplýsinga sem lýst er í þessari yfirlýsingu.

Vinnuheilsa ehf.
Þrastarlundur 9, 210 Garðabær
Sími: +354 691 4161
Netfang: vinnuheilsa@vinnuheilsa.is
Vefsvæði: https://www.vinnuheilsa.is/

Fyrirspurnum og beiðnum vegna persónuverndar skal beina á vinnuheilsa@vinnuheilsa.is.

​

2. UM YFIRLÝSINGUNA

Vinnuheilsa leggur áherslu á að persónuupplýsingar séu unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti og að ekki sé safnað meiri upplýsingum en nauðsynlegt er.

Yfirlýsingin lýsir vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við:

• heimsóknir á vinnuheilsa.is,
• fyrirspurnir og samskipti,
• bókun og framkvæmd þjónustu, meðal annars fyrirlestra í beinni á Teams,
• greiðslur, reikninga og bókhald,
• sjálfvirkar þjónustutilkynningar og áminningar,
• upptökur sem keyptar eru sem aukakostur,
• kaup og notkun stafræns efnis,
• fréttabréf og önnur markaðssamskipti þegar samþykki liggur fyrir.

​

3. HVAÐA UPPLÝSINGAR VINNUHEILSA VINNUR

Vinnuheilsa getur unnið eftirfarandi flokka persónuupplýsinga eftir því sem við á:

 

a. Samskipta- og auðkennisupplýsingar

• nafn,
• netfang,
• símanúmer,
• starfsheiti eða hlutverk,
• nafn fyrirtækis eða stofnunar,
• kennitala einstaklings eða lögaðila þegar hún er nauðsynleg vegna reiknings eða lögbundinnar skráningar.

 

b. Upplýsingar um bókun og þjónustu

• valin þjónusta, dagsetning og tími,
• fjöldi þátttakenda,
• tegund starfs eða starfshóps,
• valdir aukakostir, svo sem upptaka,
• upplýsingar sem viðskiptavinur skráir í athugasemdareit,
• breytingar, afbókanir og samskiptasaga vegna bókunar,
• Teams-fundarboð eða fundarhlekkur sem viðskiptavinur sendir Vinnuheilsu.

Vinnuheilsa óskar að jafnaði ekki eftir nöfnum eða samskiptaupplýsingum einstakra starfsmanna sem sækja fyrirlestur. Fyrirtækið eða stofnunin sem bókar sér sjálft um þátttakendalista og dreifingu Teams-fundarboðs.

 

c. Kaup-, greiðslu- og bókhaldsupplýsingar

• pöntunar- og reikningsupplýsingar,
• fjárhæðir, greiðslustaða og greiðslumáti,
• upplýsingar sem nauðsynlegar eru vegna innheimtu, bókhalds og skattskila.

Vinnuheilsa fær að jafnaði ekki óvarðar kortaupplýsingar. Slíkar upplýsingar eru unnar af viðurkenndum greiðsluþjónustuaðila þegar kortagreiðsla er í boði.

 

d. Upplýsingar um stafrænan aðgang

• innskráningar- eða aðgangsupplýsingar,
• hvaða stafræna efni var keypt,
• upphaf og lok aðgangstímabils,
• tæknilegar upplýsingar um afhendingu og notkun sem nauðsynlegar eru til að veita þjónustuna, tryggja öryggi, greina bilanir og koma í veg fyrir misnotkun.

 

e. Tæknilegar upplýsingar og vefnotkun

• IP-tala,
• tegund tækis, vafra og stýrikerfis,
• dagsetning og tími heimsóknar,
• síður og aðgerðir á vefnum,
• vafrakökuauðkenni og upplýsingar um samþykkisval.

Nánari upplýsingar um vafrakökur eru í 11. kafla.

 

f. Samskipti og markaðsval

• fyrirspurnir, tölvupóstar og önnur samskipti,
• skráning eða afskráning af póstlista,
• samþykki fyrir markaðssamskiptum með tölvupósti eða SMS,
• upplýsingar um sendingu, afhendingu og, þegar við á, opnun þjónustu- eða markaðspósta.

 

g. Upptaka sem viðskiptavinur gerir

Ef viðskiptavinur kaupir heimild til upptöku tekur hann sjálfur upp fyrirlesturinn á Teams-fundi sem hann stofnar og stýrir. Vinnuheilsa tekur upptökuna ekki upp, hýsir hana ekki og fær að jafnaði ekki afrit hennar.

Upptakan getur innihaldið mynd og rödd fyrirlesara, kynningarefni og eftir atvikum mynd, rödd, nafn, spjall eða framlag þátttakenda. Viðskiptavinur skal stilla fundinn þannig að upptakan nái eftir föngum aðeins til framsögu og kynningarefnis Vinnuheilsu.

 

4. UPPRUNI UPPLÝSINGA

Vinnuheilsa fær persónuupplýsingar aðallega:

• beint frá einstaklingnum, til dæmis í bókunarformi, við kaup, með tölvupósti eða í síma,
• frá fyrirtæki eða stofnun sem tilgreinir starfsmann sem tengilið,
• sjálfkrafa frá vefsvæði og tæknikerfum við notkun þeirra,
• frá greiðslu-, bókhalds- eða innheimtuþjónustu að því marki sem nauðsynlegt er til að staðfesta eða afgreiða viðskipti.

Ef fyrirtæki eða stofnun afhendir Vinnuheilsu upplýsingar um starfsmann ber því að hafa heimild til afhendingarinnar og veita starfsmanninum viðeigandi fræðslu.

​

5. TILGANGUR OG VINNSLUHEIMILDIR

Vinnuheilsa vinnur persónuupplýsingar í eftirfarandi tilgangi og á eftirfarandi grundvelli:

 

a. Bókun, samningsgerð og afhending þjónustu

Tilgangur: Að taka við bókun, staðfesta hana, framkvæma fyrirlestur eða aðra þjónustu, afhenda upptöku eða stafrænt efni og veita stuðning.

Vinnsluheimild: Vinnslan er nauðsynleg til að gera eða efna samning við einstakling. Þegar fyrirtæki eða stofnun er viðskiptavinur byggist vinnsla samskiptaupplýsinga tengiliðar einnig á lögmætum hagsmunum Vinnuheilsu og viðskiptavinarins af því að eiga skilvirk viðskipta- og þjónustusamskipti.

 

b. Staðfestingar, áminningar og breytingar á bókun

Tilgangur: Að senda staðfestingu, dagsetningu og tíma, áminningar, upplýsingar um Teams-fund, breytingu eða afbókun og aðra nauðsynlega þjónustupósta.

Vinnsluheimild: Efnd samnings og lögmætir hagsmunir af því að tryggja rétta framkvæmd þjónustunnar. Þessar sendingar eru þjónustutilkynningar en ekki markaðssamskipti.

 

c. Greiðslur, reikningar, innheimta og bókhald

Tilgangur: Að afgreiða greiðslu, gefa út reikning, halda bókhald, sinna skattskilum og innheimta gjaldfallnar kröfur.

Vinnsluheimild: Efnd samnings, lagaskylda og eftir atvikum lögmætir hagsmunir af innheimtu lögmætra krafna.

 

d. Fyrirspurnir, kvartanir og kröfur

Tilgangur: Að svara fyrirspurnum, varðveita nauðsynlega samskiptasögu, leysa úr kvörtunum og stofna, verja eða hafa uppi réttarkröfur.

Vinnsluheimild: Ráðstafanir að beiðni einstaklings áður en samningur er gerður, efnd samnings og lögmætir hagsmunir af góðri þjónustu og réttarvörslu.

 

e. Rekstur, öryggi og endurbætur á vef og stafrænum kerfum

Tilgangur: Að halda vefsvæði og bókunar- eða aðgangskerfi öruggum og virkum, greina bilanir, koma í veg fyrir misnotkun og bæta þjónustu.

Vinnsluheimild: Lögmætir hagsmunir Vinnuheilsu af öruggum og skilvirkum rekstri. Notkun ónauðsynlegra greiningar- eða markaðsvafrakaka byggist hins vegar á samþykki.

 

f. Fréttabréf og markaðssamskipti

Tilgangur: Að senda fréttir, fræðslu, kynningar eða tilboð með tölvupósti eða SMS.

Vinnsluheimild: Samþykki, nema önnur skýr lagaheimild eigi við. Samþykki er valfrjálst, er ekki skilyrði fyrir kaupum og má afturkalla hvenær sem er.

 

g. Heimild viðskiptavinar til upptöku fyrirlestrar

Tilgangur: Að veita viðskiptavini takmarkaða höfundaréttarlega heimild til að taka upp framsögu og kynningarefni Vinnuheilsu til innri fræðslu.

Vinnsluheimild og ábyrgð: Viðskiptavinur ákveður hvort og hvernig upptakan er gerð, stofnar og stýrir Teams-fundinum og telst því að jafnaði ábyrgðaraðili persónuupplýsinga í upptökunni. Viðskiptavinur ber ábyrgð á fræðslu til þátttakenda, vinnsluheimild, öryggi, aðgangsstýringu, varðveislu og eyðingu. Vinnuheilsa vinnur að jafnaði ekki persónuupplýsingar úr upptökunni. Ef Vinnuheilsa fær tímabundinn aðgang að upptöku vegna kvörtunar eða tæknilegrar aðstoðar skal sá aðgangur takmarkast við það sem nauðsynlegt er og upplýsingum eytt þegar tilganginum er náð.

 

6. VIÐKVÆMAR PERSÓNUUPPLÝSINGAR

Vinnuheilsa óskar ekki eftir heilsufarsupplýsingum eða öðrum viðkvæmum persónuupplýsingum í almennu bókunarferli fyrir vinnustaðafyrirlestur.

Viðskiptavinir eru beðnir um að skrá ekki heilsufarsupplýsingar um nafngreinda starfsmenn í almenna athugasemdareiti eða tölvupóst nema það sé nauðsynlegt og lögmæt heimild liggi fyrir.

Ef Vinnuheilsa býður síðar þjónustu sem felur í sér kerfisbundna vinnslu heilsu-, vellíðunar- eða annarra viðkvæmra upplýsinga verður veitt sérstök fræðsla um þá vinnslu og aflað viðeigandi heimilda áður en vinnslan hefst.

 

7. MARKAÐSSAMSKIPTI

Skráning á póstlista eða samþykki fyrir markaðssamskiptum er aðskilið frá samþykki viðskiptaskilmála. Kaup eða bókun leiðir ekki sjálfkrafa til skráningar á markaðslista.

Hægt er að afturkalla samþykki með afskráningarhlekk í markaðspósti eða með því að senda beiðni á vinnuheilsa@vinnuheilsa.is. Afturköllun hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslu sem fór fram áður en samþykki var afturkallað.

Þótt einstaklingur afskrái sig frá markaðssamskiptum getur Vinnuheilsa áfram sent nauðsynlegar þjónustutilkynningar vegna virkrar bókunar, kaupa, greiðslu eða aðgangs.

​

8. MIÐLUN OG VINNSLUAÐILAR

Vinnuheilsa selur ekki persónuupplýsingar.

Persónuupplýsingum kann að vera miðlað til þjónustuveitenda að því marki sem nauðsynlegt er, meðal annars:

• Wix, vegna vefhýsingar, eyðublaða, bókana, viðskiptamannaskrár, sjálfvirkra tilkynninga og stafræns aðgangs,
• Microsoft, vegna tölvupósts, skjalavinnslu og Teams-funda,
• greiðsluþjónustu og fjármálafyrirtækja vegna greiðslna,
• bókara, endurskoðanda og reiknings- eða bókhaldskerfis,
• tölvupósts- og SMS-þjónustu vegna sendinga,
• tæknilegra þjónustuaðila vegna reksturs, öryggis, afritunar og bilanagreiningar,
• innheimtuaðila, lögmanna, tryggingafélaga eða dómstóla þegar nauðsynlegt er til að gæta réttinda,
• lögreglu, skattyfirvalda eða annarra stjórnvalda þegar lög eða lögmæt fyrirmæli krefjast þess.

Þegar þjónustuveitandi vinnur upplýsingar fyrir hönd Vinnuheilsu er gerður viðeigandi vinnslusamningur og þjónustuveitandanum aðeins heimilt að vinna upplýsingarnar samkvæmt fyrirmælum og í tilgreindum tilgangi.

Sumir þjónustuveitendur, til dæmis greiðslufyrirtæki eða Microsoft að því er varðar tiltekna þjónustu, geta verið sjálfstæðir ábyrgðaraðilar að hluta. Þá gildir eigin persónuverndaryfirlýsing þeirra um þá vinnslu.

​

9. FLUTNINGUR UPPLÝSINGA UTAN EES

Wix, Microsoft og aðrir tæknilegir þjónustuveitendur geta eftir atvikum unnið eða gert upplýsingar aðgengilegar utan Evrópska efnahagssvæðisins.

Þegar persónuupplýsingar eru fluttar til lands utan EES tryggir Vinnuheilsa að viðeigandi lagaheimild og verndarráðstafanir séu fyrir hendi, til dæmis ákvörðun um fullnægjandi vernd, staðlaðir samningsskilmálar framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins eða önnur viðurkennd úrræði. Hægt er að óska eftir nánari upplýsingum á vinnuheilsa@vinnuheilsa.is.

​

10. VARÐVEISLUTÍMI

Vinnuheilsa varðveitir persónuupplýsingar ekki lengur en þörf er á miðað við tilgang vinnslu, lagaskyldur og mögulegar réttarkröfur.

Eftirfarandi viðmið gilda að jafnaði:

• Bókunarupplýsingar og nauðsynleg samskipti vegna þjónustu eru varðveitt í allt að fjögur ár eftir að þjónustu lýkur, nema lengri varðveisla sé nauðsynleg vegna ágreinings eða kröfu.

• Bókhaldsgögn, reikningar og fylgiskjöl eru varðveitt í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs samkvæmt bókhaldslögum.

• Almennar fyrirspurnir sem leiða ekki til viðskipta eru að jafnaði varðveittar í allt að tvö ár frá síðustu samskiptum.

• Upplýsingar á markaðslista eru varðveittar þar til samþykki er afturkallað eða Vinnuheilsa metur að samþykkið sé ekki lengur virkt. Lágmarksupplýsingar um afskráningu kunna að vera varðveittar áfram til að tryggja að ósk um að fá ekki markaðssamskipti sé virt.

• Upplýsingar um stafrænan aðgang eru varðveittar meðan aðgangur er virkur og að jafnaði í allt að tólf mánuði eftir að honum lýkur, nema lengri varðveisla sé nauðsynleg vegna bókhalds, ágreinings, öryggis eða misnotkunar.

• Vinnuheilsa varðveitir að jafnaði ekki upptökur sem viðskiptavinir gera sjálfir. Fái Vinnuheilsa tímabundið afrit eða aðgang vegna kvörtunar eða tæknilegrar aðstoðar er því eytt þegar erindinu er lokið og ekki er lengur lögmæt þörf fyrir varðveislu. Viðskiptavinur ber sjálfur ábyrgð á að loka aðgangi og eyða eigin upptöku samkvæmt skilmálum þjónustunnar.

• Tæknileg atvikaskráning og öryggisgögn eru varðveitt eins lengi og nauðsynlegt er vegna öryggis og bilanagreiningar. Varðveislutími einstakra vafrakaka kemur fram í vafrakökustillingum vefsins.

Þegar varðveisla er ekki lengur nauðsynleg er upplýsingum eytt eða þær gerðar ópersónugreinanlegar.

 

11. VAFRAKÖKUR OG SAMBÆRILEG TÆKNI

Vinnuheilsa.is notar vafrakökur og sambærilega tækni. Vafrakökur eru litlar skrár eða auðkenni sem vefsvæði geymir í tæki eða vafra notanda.

Vafrakökum er skipt í eftirfarandi flokka:

• Nauðsynlegar vafrakökur: Nauðsynlegar fyrir öryggi, virkni, bókun, innskráningu, körfu, greiðslu og varðveislu samþykkisvals. Þær eru virkar án sérstaks samþykkis að því marki sem lög heimila.

• Tölfræði- og greiningarkökur: Hjálpa Vinnuheilsu að skilja notkun vefsins og bæta virkni hans. Þær eru aðeins virkjaðar með samþykki.

• Markaðskökur: Geta verið notaðar til að mæla árangur auglýsinga eða birta viðeigandi auglýsingar, til dæmis í tengslum við Meta eða Google, ef slík tækni er virk á vefnum. Þær eru aðeins virkjaðar með samþykki.

Notandi getur samþykkt, hafnað eða breytt vali sínu í vafrakökustillingum vefsins. Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fór fram áður en samþykki var afturkallað.

Nákvæmur og uppfærður listi yfir þær vafrakökur og þjónustur sem eru virkar hverju sinni, tilgang þeirra, þjónustuveitanda og varðveislutíma skal vera aðgengilegur í vafrakökustillingum á vinnuheilsa.is.

​

12. ÖRYGGI OG ÖRYGGISBROT

Vinnuheilsa gerir viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að vernda persónuupplýsingar gegn óheimilum aðgangi, breytingu, miðlun, tapi eða eyðingu. Aðgangur er takmarkaður við þá sem þurfa hann vegna starfa sinna og þjónustuveitendur eru valdir með tilliti til öryggis og persónuverndar.

Ef öryggisbrot verður metur Vinnuheilsa áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga og tilkynnir Persónuvernd og eftir atvikum viðkomandi einstaklingum innan þeirra tímamarka og með þeim hætti sem lög krefjast.

​

13. RÉTTINDI EINSTAKLINGA

Einstaklingur getur, eftir því sem skilyrði laga eru uppfyllt, átt rétt á að:

• fá staðfestingu á því hvort unnið sé með persónuupplýsingar um hann og fá aðgang að þeim,
• fá rangar eða ófullkomnar upplýsingar leiðréttar,
• fá persónuupplýsingum eytt,
• fá vinnslu takmarkaða,
• andmæla vinnslu sem byggist á lögmætum hagsmunum,
• andmæla markaðssetningu hvenær sem er,
• fá eigin upplýsingar afhentar á skipulegu, algengu og tölvulesanlegu sniði þegar réttur til gagnaflutnings á við,
• afturkalla samþykki hvenær sem er þegar vinnsla byggist á samþykki,
• leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd.

Réttur til eyðingar eða takmörkunar er ekki fortakslaus. Vinnuheilsu kann að vera skylt eða heimilt að varðveita tilteknar upplýsingar, meðal annars vegna bókhalds, réttarkrafna eða annarra lagaskyldna.

Beiðni skal senda á vinnuheilsa@vinnuheilsa.is. Vinnuheilsa getur óskað eftir upplýsingum sem nauðsynlegar eru til að staðfesta auðkenni beiðanda. Beiðnum er svarað án ótilhlýðilegrar tafar og að jafnaði innan eins mánaðar. Heimilt getur verið að framlengja frestinn um allt að tvo mánuði ef beiðnin er umfangsmikil eða flókin; beiðandi er þá upplýstur um framlenginguna og ástæður hennar innan eins mánaðar.

 

14. KVÖRTUN TIL PERSÓNUVERNDAR

Ef einstaklingur telur að vinnsla Vinnuheilsu á persónuupplýsingum brjóti gegn persónuverndarlögum getur hann haft samband við Vinnuheilsu á vinnuheilsa@vinnuheilsa.is eða lagt fram kvörtun hjá Persónuvernd.

Persónuvernd
Borgartún 21, 105 Reykjavík
Sími: +354 510 9600
Vefsvæði: https://www.personuvernd.is/

 

15. SJÁLFVIRK ÁKVARÐANATAKA OG GERÐ PERSÓNUSNIÐS

Vinnuheilsa tekur ekki ákvarðanir sem byggjast eingöngu á sjálfvirkri vinnslu og hafa réttaráhrif eða sambærileg veruleg áhrif á einstaklinga.

Greiningar- eða markaðstækni kann, með samþykki notanda, að flokka vefnotkun eða mæla árangur auglýsinga. Slík vinnsla er ekki notuð af Vinnuheilsu til sjálfvirkrar ákvörðunartöku með framangreindum verulegum áhrifum.

 

16. BÖRN

Þjónusta Vinnuheilsu samkvæmt þessari yfirlýsingu er fyrst og fremst ætluð fyrirtækjum, stofnunum og fullorðnum einstaklingum. Vinnuheilsa safnar ekki vísvitandi persónuupplýsingum barna í gegnum almennt bókunar- eða kaupferli.

Komi í ljós að upplýsingar um barn hafi verið afhentar án fullnægjandi heimildar verður gripið til viðeigandi ráðstafana, þar á meðal eyðingar þegar við á.

 

17. BREYTINGAR Á YFIRLÝSINGUNNI

Vinnuheilsa getur uppfært persónuverndaryfirlýsinguna vegna breytinga á þjónustu, tækni, vinnslu eða lögum. Gildandi útgáfa skal ávallt birt á vinnuheilsa.is með dagsetningu síðustu uppfærslu.

Ef breyting er veruleg verður vakin sérstök athygli á henni með viðeigandi hætti, til dæmis á vefnum eða með tölvupósti þegar slíkt á við.